Case study HUTECH ứng dụng Zalo vào tuyển sinh hiệu quả

Bối cảnh: Ngành giáo dục có nhiều người ra quyết định và quá nhiều điểm chạm

Theo case study do Zalo Business Solutions công bố, HUTECH là một trường đại học ngoài công lập quy mô lớn, đào tạo hàng chục nghìn sinh viên mỗi năm ở hơn 40 ngành học và nhiều bậc đào tạo. Quy mô đó khiến tuyển sinh không chỉ là bài toán thu hút sự chú ý, mà còn là bài toán tổ chức dữ liệu, tư vấn đúng nhu cầu và duy trì trải nghiệm nhất quán trong thời gian dài.

Vào cao điểm tuyển sinh, đặc biệt trong quý II và quý III, nhu cầu tìm hiểu ngành học, học phí, phương thức xét tuyển và hồ sơ tăng nhanh trên nhiều nền tảng. Cơ hội có nhiều hơn, nhưng áp lực vận hành cũng lớn hơn vì bốn nguyên nhân chính:

Vì vậy, vấn đề cốt lõi không chỉ là tăng số lượng lead. Nhà trường cần một hành trình giúp đưa người quan tâm từ bước tìm hiểu đến tư vấn, trải nghiệm và nhập học với ít ma sát hơn.

Chiến lược của HUTECH: Kết nối Click → Lead → Tư vấn → Trải nghiệm → Class

Thay vì xem từng chiến dịch là một hoạt động độc lập, HUTECH tổ chức hành trình tuyển sinh theo chuỗi liên tục: Click → Lead → Tư vấn → Trải nghiệm → Class. Trong chuỗi này, Zalo OA và Business Message giữ vai trò kết nối thông tin, hỗ trợ chăm sóc và thúc đẩy chuyển đổi ở những thời điểm quan trọng.

1. Dùng Zalo Official Account làm điểm chạm chính danh

HUTECH đã tạo và xác thực Zalo Official Account từ gần 10 năm trước. OA được sử dụng như một kênh truyền tải thông tin chính thống của nhà trường đến thí sinh, phụ huynh và các nhóm người học khác.

Để vận hành hiệu quả, đội ngũ truyền thông phối hợp với các phòng ban như đào tạo và tuyển sinh nhằm hoàn thiện hồ sơ OA, thống nhất thông tin và điều chỉnh cách thể hiện cho từng nhóm người đọc. Đây là chi tiết quan trọng: OA không chỉ cần đẹp mà còn phải đủ tin cậy, dễ tra cứu và nhất quán với thông tin chính thức của trường.

Khi được đặt ở trung tâm của nhiều hoạt động — từ tìm kiếm, khung chat, nhóm chat đến tin nhắn cá nhân hóa — OA giúp quy tụ tương tác về một điểm nhận diện rõ ràng. Người dùng dễ xác định đúng kênh của nhà trường, qua đó giảm nguy cơ nhầm lẫn hoặc tiếp xúc với tài khoản giả mạo.

2. Tự động hóa câu hỏi lặp lại nhưng vẫn giữ tính minh bạch

Trong mùa cao điểm, nhiều thí sinh cùng hỏi những nội dung tương tự như điều kiện xét tuyển, học phí, thời hạn nộp hồ sơ hoặc lịch thi thử. Nếu xử lý hoàn toàn thủ công, tư vấn viên dễ quá tải, thời gian phản hồi kéo dài và chất lượng tư vấn thiếu đồng đều.

HUTECH đã phát triển chatbot hoạt động ngay trên OA để tiếp nhận và phân loại các câu hỏi phổ biến. Theo số liệu được công bố trong case study, giải pháp này góp phần giảm đến 60% thời gian chăm sóc thủ công.

Điểm đáng chú ý là người dùng được thông báo rõ khi đang tương tác với chatbot. Sự minh bạch này giúp nhà trường tận dụng tốc độ của tự động hóa nhưng không tạo cảm giác đánh tráo vai trò giữa hệ thống và tư vấn viên.

3. Gửi tin nhắn ZBS theo đúng giai đoạn của từng người học

Khi người quan tâm đã được định danh và nhu cầu trở nên rõ hơn, HUTECH sử dụng ZBS Template Message từ OA để tiếp tục hành trình. Tin nhắn được gắn với những tình huống cụ thể, chẳng hạn:

• Xác nhận ngay sau khi thí sinh hoàn tất biểu mẫu đăng ký.
• Nhắc lịch tư vấn, sự kiện hoặc kỳ thi thử.
• Cập nhật trạng thái hồ sơ theo từng bước.
• Phân loại lead theo ngành học để chuyển đến đúng tư vấn viên.

Thay vì dùng một nội dung cho toàn bộ danh sách, nhà trường phân nhóm theo ngành quan tâm, nhu cầu và giai đoạn ra quyết định. Nhờ đó, mỗi nhóm có thể nhận thông điệp phù hợp hơn về nội dung, tần suất và thời điểm.

Đây cũng là nguyên tắc quan trọng cho mọi đơn vị giáo dục: cá nhân hóa hiệu quả không nhất thiết phải bắt đầu bằng một hệ thống quá phức tạp. Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ người học đang ở đâu trong hành trình và thông tin nào sẽ giúp họ thực hiện bước tiếp theo.

Mở rộng trải nghiệm sau tuyển sinh bằng Zalo Mini App

Sau khi hoàn thiện các điểm chạm tư vấn và chuyển đổi, HUTECH tiếp tục khai thác Zalo Mini App trong tuyển sinh để tạo thêm hoạt động tương tác với sinh viên. Người dùng có thể truy cập Mini App để tham gia minigame, đăng ký chương trình, nhận mã dự thưởng và tiếp tục kết nối với các hoạt động truyền thông của trường ngay trên Zalo.

Việc mở rộng này cho thấy Zalo không chỉ được sử dụng ở giai đoạn thu lead. Nếu được thiết kế theo vòng đời người học, cùng một hệ sinh thái có thể hỗ trợ cả tuyển sinh, trải nghiệm trong quá trình học và các hoạt động gắn kết dài hạn.

Kết quả HUTECH ghi nhận trong mùa tuyển sinh 2026

Nhờ kết hợp kênh chính danh, tự động hóa và phân nhóm hành trình, HUTECH ghi nhận những kết quả nổi bật trong mùa tuyển sinh 2026. Theo số liệu do Zalo Business Solutions công bố:

Các con số trên không chỉ phản ánh quy mô gửi tin. Giá trị lớn hơn nằm ở việc HUTECH đã xây được một quy trình có khả năng tiếp nhận, phân loại và tiếp tục chăm sóc lượng người quan tâm lớn mà không phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác thủ công.

5 bài học cho các trường và đơn vị giáo dục

Gợi ý lộ trình triển khai Zalo cho đơn vị giáo dục

Một trường học hoặc trung tâm đào tạo có thể bắt đầu theo năm bước:

1. 1. Chuẩn hóa OA chính danh: Hoàn thiện xác thực, hồ sơ, menu và các thông tin thường được tra cứu.
2. 2. Vẽ hành trình người học: Xác định các bước từ biết đến thương hiệu, để lại thông tin, tư vấn, đăng ký đến nhập học.
3. 3. Chọn điểm chạm ưu tiên: Bắt đầu với xác nhận đăng ký, nhắc lịch và cập nhật trạng thái — những tình huống rõ ràng, có tần suất cao.
4. 4. Phân nhóm dữ liệu: Tối thiểu theo chương trình quan tâm, nguồn lead và giai đoạn tư vấn.
5. 5. Đo lường và tối ưu: Theo dõi thời gian phản hồi, tỷ lệ hoàn tất từng bước và kết quả chuyển đổi cuối cùng.

Biến Zalo thành một phần của hành trình tuyển sinh, không chỉ là kênh gửi tin

Case study HUTECH cho thấy hiệu quả không đến từ một công cụ riêng lẻ. Kết quả được tạo ra khi OA chính danh, chatbot, ZBS Template Message, Mini App và quy trình tư vấn cùng phục vụ một hành trình thống nhất.

Với các trường, trung tâm đào tạo hoặc doanh nghiệp giáo dục đang gặp tình trạng lead phân tán, phản hồi chậm và khó theo sát người học, bước đi phù hợp là rà soát lại toàn bộ hành trình trước khi chọn giải pháp triển khai.