Cách tạo biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng trên Zalo OA và chia sẻ qua link, QR

Doanh nghiệp có thể dùng biểu mẫu thu thập thông tin Zalo OA để tiếp nhận dữ liệu khách hàng chủ động chia sẻ và bổ sung hồ sơ trên hệ thống quản lý khách hàng của Zalo OA.

Nội dung tổng quan

Trước khi bắt đầu Tính năng cần gói dịch vụ phù hợp. Hãy kiểm tra quyền sử dụng trên tài khoản.

1. Chuẩn bị dữ liệu trước khi tạo biểu mẫu

Hãy xác định nhân viên sẽ dùng thông tin nào ngay sau khi nhận đăng ký. Mỗi câu hỏi nên phục vụ một bước xử lý cụ thể: xác nhận nhu cầu, phân công tư vấn hoặc chuẩn bị nội dung phản hồi. Cách này giúp đội ngũ thống nhất được lý do cần thu thập từng dữ liệu.

Gợi ý triển khai · ví dụ minh họa Với dịch vụ tư vấn, có thể bắt đầu bằng tên người liên hệ, nhu cầu và thời điểm thuận tiện trao đổi. Chỉ bổ sung câu hỏi khi đội ngũ đã xác định được cách sử dụng câu trả lời.

Trong quản lý khách hàng, dữ liệu được tổ chức thành trường hệ thống và trường tùy biến. Điều kiện tạo trường tùy biến phụ thuộc gói dịch vụ. Bạn có thể xem hướng dẫn quản lý khách hàng trên Zalo OA để chuẩn bị cấu trúc dữ liệu trước khi thiết kế biểu mẫu.

2. Thiết lập biểu mẫu thu thập thông tin Zalo OA

Bước 1: Chuẩn bị trường thông tin

Tại Khách hàng → Trường thông tin KH, tạo trước những trường cần dùng.

Trường thông tin khách hàng — Chuẩn bị trường dữ liệu.

Bước 2: Cấu hình nội dung

Mở Quản lý → Thiết lập công cụ chat → Biểu mẫu thu thập thông tin. Chỉnh tên, ảnh, nội dung, các trường cần hỏi và tin nhắn kèm banner.

Cấu hình biểu mẫu — Chỉnh biểu mẫu và tin nhắn.

Ở phần giới thiệu, hãy cho khách biết họ đang đăng ký điều gì và đội ngũ sẽ phản hồi ra sao. Tên biểu mẫu nên thể hiện đúng nhu cầu, chẳng hạn “Đăng ký tư vấn giải pháp cho cửa hàng”. Đây là ví dụ cách đặt tên; doanh nghiệp điều chỉnh theo dịch vụ thực tế.

3. Chia sẻ biểu mẫu cho khách hàng

Chia sẻ bằng liên kết hoặc mã QR

Dùng Chia sẻ link hoặc Mã QR để phân phối biểu mẫu trên các kênh.

Gợi ý điểm đặt Nếu đặt mã QR tại quầy hoặc trên tài liệu, hãy thêm một câu nói rõ lợi ích của việc điền biểu mẫu. Trước khi in, thử quét bằng điện thoại ở kích thước sử dụng thực tế.

Gửi trong hội thoại với khách

Trong Chat 1:1, chọn gửi biểu mẫu. Khách gửi thông tin xong, dữ liệu được cập nhật tự động; quản trị viên có thể xem, chỉnh sửa.

Gửi biểu mẫu trong chat — Thao tác trong hội thoại.

4. Thiết lập thông tin hiển thị khi chăm sóc khách hàng

Vào Quản lý → Thiết lập công cụ chat → Hiển thị thông tin khách hàng. Có thể chọn tối đa 15 trường; 5 trường đầu được ghim trên khung chat.

Cài đặt thông tin hiển thị — Chọn trường cần hiển thị.

Thông tin trên khung chat — Dữ liệu trong Chat 1:1.

Nên ưu tiên vị trí đầu cho dữ liệu nhân viên cần đọc trước khi phản hồi. Với cùng một loại yêu cầu, hãy thống nhất cách gọi tên và ý nghĩa của trường thông tin để việc bàn giao giữa các nhân viên dễ theo dõi.

5. Kiểm tra một lượt trước khi sử dụng

Hãy nhờ một đồng nghiệp trải nghiệm từ góc nhìn khách hàng: đọc lời mời, mở biểu mẫu, điền câu trả lời thử và kiểm tra lại cùng người phụ trách tư vấn. Dùng dữ liệu thử có thể nhận diện rõ để tránh nhầm với một nhu cầu thật.

Tên biểu mẫu và lời mời có cùng một mục đích?
Khách có hiểu từng câu hỏi mà không cần nhân viên giải thích?
Người tiếp nhận đã biết phải xử lý câu trả lời tiếp theo như thế nào?
Thông tin quan trọng có dễ tìm khi bàn giao hội thoại?

Một biểu mẫu hữu ích cần giúp khách dễ trả lời và giúp nhân viên biết bước chăm sóc tiếp theo.

Ảnh hướng dẫn: Zalo Official Account. Gợi ý triển khai và kiểm tra biểu mẫu do ABENLA biên soạn.

ABENLA — Zalo Business Solutions Kết nối biểu mẫu với quy trình chăm sóc khách hàng Doanh nghiệp đang xây dựng quy trình tiếp nhận và tư vấn trên Zalo? Tìm hiểu giải pháp Zalo OA của ABENLA để định hướng cách tổ chức dữ liệu và chăm sóc phù hợp. Tìm hiểu giải pháp Zalo OA →